Cette page s'adresse aux responsables d'activité. Elle explique ce qui a changé depuis l'ancien système et vous mène, étape par étape, jusqu'au bouton d'envoi.

Cette page ne répète pas le guide. Le Guide du responsable décrit chaque écran en détail ; les liens ci-dessous vous y déposent directement au bon endroit. Les Règles des communications par courriel, elles, disent ce qu'un courriel peut contenir.
Sommaire
  1. Ce qui a changé depuis 2019
  2. Se rendre à la page de votre activité
  3. Choisir vos destinataires et écrire
  4. Ce que le site fait après votre envoi
  5. Les règles à respecter

1. Ce qui a changé depuis 2019

L'ancien système faisait passer chaque message par un modérateur. Ce n'est plus le cas : le site envoie désormais les courriels lui-même.

AvantAujourd'hui
Vous envoyiez votre message à un modérateur, qui avait 24 heures pour le valider. Il n'y a plus de modérateur ni de délai. Votre message part au moment où vous cliquez.
Vous deviez écrire vous-même le nom de l'activité dans l'objet. Le site compose l'objet : Nom de l'activité - votre sujet.
Vous deviez apposer votre signature (prénom, nom, titre). La signature est ajoutée automatiquement, à partir des responsables inscrits à l'activité.
Vous deviez écrire le texte détaillé sur le site, puis n'envoyer qu'un résumé avec un lien. Écrivez votre message au complet. Il est publié sur le site automatiquement, et le courriel porte le lien vers cette page.
Un message mal formaté ou fautif était refusé et vous était retourné. Personne ne relit à votre place. La responsabilité de ce que vous envoyez est entièrement la vôtre.
Écrire à un petit groupe supposait de vous fabriquer une liste de votre côté. Le site connaît vos membres : vous écrivez à votre activité en un clic, sans gérer d'adresses.

2. Se rendre à la page de votre activité

Les outils courriel se trouvent sur la page de votre activité. Trois étapes pour y arriver :

  1. Ouvrez le Répertoire des Activités La page publique qui liste toutes les activités, leur horaire et leurs responsables : sur af-cve.org, menu « Activités » → « Tableau et horaire des activités ». C'est votre porte d'entrée — mettez-la dans vos favoris.
    Adresse directe : af-cve.sheepsite.com/annuaire.php · Le guide, en détail →
  2. Connectez-vous Avec le courriel inscrit à votre dossier de membre et le mot de passe que vous avez choisi à la première connexion.
    Le guide, en détail → — mot de passe oublié, première connexion
  3. Ouvrez la page de votre activité Une fois connecté, vos activités vous sont proposées directement.
    Le guide, en détail →
Un bouton 📘 Guide se trouve en haut de votre page d'activité : le guide complet est toujours à un clic, pendant que vous travaillez.

3. Choisir vos destinataires et écrire

Sur la page de votre activité, la carte « Outils courriel » présente un bouton par groupe de destinataires : les membres de l'activité, les bénévoles et responsables, les cotisations impayées, les inscrits à un événement, et ★ Tous les membres AF-CVE. Chaque bouton compose la liste pour vous — vous ne manipulez jamais d'adresses. Les membres du conseil d'administration disposent en plus de ★ Tous les responsables de l'Alliance.

Le groupe choisi, un formulaire s'ouvre : un objet, un message, et le bouton d'envoi.

Le guide décrit chaque bouton et chaque champ → — qui reçoit quoi, l'aperçu de l'objet, la mise en forme du texte, et l'encadré ambre qui vous prévient quand l'adresse d'un membre est absente ou invalide.

Le bouton mauve n'est pas comme les autres. Les autres écrivent aux gens de votre activité. Celui-là écrit à toute l'Alliance — plus d'un millier de personnes — et le message est publié sur le site. Un avertissement apparaît à l'écran avant l'envoi : lisez-le. C'est le seul envoi qui mérite qu'on se relise deux fois.

4. Ce que le site fait après votre envoi

Vous n'avez qu'un objet et un message à écrire. Pour une diffusion à tous les membres, le site ajoute ensuite, sans que vous ayez à y penser :

Les destinataires sont toujours en copie cachée : personne ne voit l'adresse des autres. Vous recevez une copie de votre propre envoi.

Comme chaque message est archivé, les membres peuvent relire une annonce manquée. Cela rend inutile l'ancienne habitude de renvoyer un message « pour ceux qui l'auraient manqué ».

5. Les règles à respecter

Il n'y a plus de modérateur pour vous arrêter : ce que vous envoyez part tel quel, et reste consultable dans les archives, signé. Les Règles des communications par courriel disent ce qu'un courriel de l'Alliance peut contenir. Les trois points qui reviennent le plus souvent :