Guide du responsable — Alliance Francophone CVE

Ce guide s'adresse aux responsables d'activité de l'Alliance Francophone. Il explique comment accéder au répertoire, vous connecter, et utiliser chaque section de la page de votre activité.

Vous êtes « Resp-admin » ? Le rôle Resp-admin fonctionne exactement comme celui de responsable — mêmes pages, mêmes boutons, mêmes règles. Une seule différence : vous gérez toutes les activités de l'Alliance, et non seulement les vôtres. Tout ce guide vous concerne ; voyez la section 3 pour la façon d'ouvrir n'importe quelle activité.

Dans ce guide

Accéder au Répertoire des Activités
Se connecter
Ouvrir la page d'une activité
Les membres de l'activité
L'horaire hebdomadaire
Les événements
Les outils courriel
Les coordonnées : la règle
Ce que seul l'administrateur peut faire

1. Accéder au Répertoire des Activités

Le Répertoire des Activités est la page publique qui liste toutes les activités, leur horaire et leurs responsables. C'est aussi votre porte d'entrée.

Allez sur https://www.af-cve.org/, puis menu « Activités » → « Tableau et horaire des activités ».

Conseil : ajoutez cette page à vos favoris (signets) — c'est le seul lien dont vous avez besoin au quotidien.

Sur cette page, chaque activité est une carte qui affiche son nom, un résumé d'horaire et ses responsables. Vous y trouverez aussi :

un champ de recherche et des pastilles de jour (Tous, Lun, Mar…) pour filtrer ;
▾ Tout déplier pour voir tous les détails ;
📧 Recevoir la liste des responsables pour recevoir par courriel la liste complète des responsables et de leurs coordonnées ;
« 📌 Dates à retenir » : l'agenda des prochains événements, replié par défaut.

2. Se connecter

Sans connexion, vous voyez le répertoire comme n'importe quel visiteur. Pour gérer votre activité, il faut vous identifier.

En haut à droite de la page, cliquez sur 🔑 Connexion responsable
Identifiant : votre adresse courriel — celle qui est au dossier de l'Alliance. (Il n'y a pas de nom d'utilisateur à retenir.)
Mot de passe : celui que vous avez choisi.
Cliquez sur Se connecter.

Votre première connexion L'administrateur vous envoie un courriel d'invitation contenant un mot de passe temporaire. À votre première connexion, le système vous oblige à le remplacer par un mot de passe personnel avant de continuer — c'est normal, et tant que ce n'est pas fait, aucune autre page ne s'ouvrira.

Mot de passe oublié ? Cliquez sur « Mot de passe oublié ? » sous le formulaire : un mot de passe temporaire vous sera envoyé à votre adresse courriel au dossier.

Si votre adresse courriel change auprès de l'Alliance, votre identifiant de connexion suit automatiquement la nouvelle adresse.

Pour vous déconnecter : lien « Déconnexion », en haut à droite.

3. Ouvrir la page d'une activité

Vos propres activités

Une fois connecté, le lien « Mes activités » (en haut à droite) liste les activités dont vous êtes responsable. Cliquez sur une carte pour l'ouvrir.

Si vous n'êtes responsable que d'une seule activité, la connexion vous amène directement à sa page — c'est voulu.

Toutes les activités (Resp-admin)

Comme Resp-admin, vous gérez toutes les activités — mais « Mes activités » ne montre que celles où votre nom figure. Pour ouvrir n'importe quelle autre activité, passez par le Répertoire :

Ouvrez le Répertoire des Activités (section 1) ;
trouvez la carte de l'activité (la recherche aide) ;
cliquez sur le bouton orange Membres & Info à droite de la carte.

Vous arrivez sur la page de gestion de cette activité, avec exactement les mêmes pouvoirs que son responsable. Le bouton ← Retour au répertoire vous ramène à la liste.

Le nom de l'activité ≠ le bouton orange Sur une carte, cliquer sur le nom de l'activité ouvre sa page de présentation sur le site af-cve.org. Pour gérer l'activité, c'est le bouton orange Membres & Info.

À noter : le répertoire ne montre que les activités actives. Les groupes internes marqués 🔒 Groupe interne n'apparaissent qu'à leurs propres membres, en bas de liste.

Le sélecteur de saison

Si l'activité a des données de plusieurs saisons, un menu « Saison : » apparaît en haut. La saison courante est modifiable ; les saisons passées s'affichent en « Lecture seule — saison archivée » (consultation uniquement, aucun bouton de modification).

Modifier les caractéristiques de l'activité

La carte ⚙️ Caractéristiques de l'activité (repliée, en haut de la page) vous laisse ajuster la description, le lien vers la page du site, l'obligation et le montant de la cotisation, ainsi que les cases « Activité active » et « Groupe caché ». Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer.

Le nom et l'identifiant URL sont verrouillés Ces deux champs apparaissent en grisé : seul l'administrateur peut les changer, car modifier l'identifiant URL casserait les liens existants vers l'activité. Pour les faire corriger, écrivez à l'administrateur.

4. Les membres de l'activité

La carte « Membres — saison » est la liste des inscrits. Les responsables apparaissent en haut, sur fond bleu. Les autres membres sont repliés : le bouton ▼ Voir tous les membres les affiche.

Ajouter un membre

Cliquez sur + Ajouter un membre.
Tapez un nom ou un numéro de membre dans « Rechercher un membre » et choisissez la personne dans la liste qui apparaît.
Choisissez le rôle (voir le tableau ci-dessous).
Cliquez sur Ajouter.

Le formulaire reste ouvert et se vide après chaque ajout : vous pouvez enchaîner plusieurs personnes sans recharger la page. La liste se met à jour toute seule.

« Ce membre n'est pas actif » Seuls les membres actifs pour la saison courante peuvent être ajoutés. Si la personne a renouvelé son adhésion mais que le message persiste, c'est que la base n'est pas à jour : signalez-le à l'administrateur.

Les rôles

Rôle	Signification
Membre	Participe à l'activité. Aucun pouvoir de gestion.
Bénévole	Aide à l'activité. Convié au Souper des Bénévoles.
Responsable	Gère cette activité. Son nom paraît publiquement dans le répertoire. Convié au Souper des Bénévoles.

Pour changer le rôle d'une personne déjà inscrite, utilisez simplement le menu déroulant de la colonne « Rôle » — le changement s'applique immédiatement.

Le compte de connexion se crée tout seul

Nommer quelqu'un « Responsable » lui crée automatiquement un compte de connexion et lui envoie une invitation par courriel — à condition qu'un courriel figure à son dossier de membre. S'il n'en a aucun, le compte ne peut pas être créé : un message vous le signale et vous devez prévenir l'administrateur.
Retirer un responsable de l'activité, ou lui redonner le rôle « Membre », désactive son compte de connexion s'il ne dirige aucune autre activité. Le renommer « Responsable » plus tard le réactive.

Les cotisations

La colonne « Cotisation — Activité » n'apparaît que pour les activités qui exigent une cotisation. Cliquez sur le bouton pour basculer entre ✓ Payé et ✗ Impayé — un seul clic, rien d'autre à confirmer.

Le bouton Comptabilité, en haut de la carte, ouvre le sommaire des sommes perçues pour l'activité.

Retirer un membre

Bouton Retirer, au bout de la ligne. Une confirmation est demandée. Cela retire la personne de cette activité pour cette saison — son dossier de membre de l'Alliance n'est jamais touché.

Voir les coordonnées

L'icône ☎ affiche le téléphone et l'adresse d'un membre de votre activité. Voir la section 8 : ces consultations sont enregistrées.

5. L'horaire hebdomadaire

La carte « Horaire hebdomadaire » définit l'horaire récurrent de l'activité. C'est cet horaire qui s'affiche publiquement sur la carte de l'activité dans le répertoire : tenez-le à jour.

Faites une ligne par plage (un cours, un niveau, une formule…). Cliquez sur + Ajouter une ligne et remplissez :

Titre — ex. « Débutants », « Groupe A » (facultatif) ;
Jours — cochez les cases (Lun, Mar…). Ce sont ces cases qui font fonctionner le filtre par jour du répertoire : cochez-les quand c'est possible ;
Jours (texte libre) — pour un cas qui n'entre pas dans les cases, ex. « 1^er et 3^e mardi du mois » ;
Heure — ex. « 13 h 30 à 15 h » ;
Période — ex. « janvier à avril » ;
Salle et Notes — le complément utile.

Chaque ligne peut ensuite être modifiée, supprimée, ou déplacée avec les flèches ▲ ▼ pour régler l'ordre d'affichage.

6. Les événements

Un événement est une date ponctuelle rattachée à l'activité (sortie, concert, tournoi…), par opposition à l'horaire récurrent. Les événements à venir apparaissent sur la carte du répertoire et dans l'agenda « 📌 Dates à retenir ».

+ Nouvel événement — créer une date. Vous y indiquez le titre, la date, l'heure, la description, le coût, et surtout si l'inscription est requise :
- inscription requise → les membres peuvent s'inscrire en ligne et vous suivez la liste ;
- sans inscription → l'événement est purement informatif (simple annonce).
Modifier — corriger ou supprimer l'événement.
Inscriptions — la liste des inscrits (seulement pour les événements à inscription).
Le bouton ▼ Voir déplie la liste des inscrits directement sur la page.

Le Souper des Bénévoles

Quand l'Alliance organise son Souper des Bénévoles, une carte apparaît sur la page de votre activité. Les responsables et bénévoles y sont conviés automatiquement — vous n'avez personne à inscrire.

Le bouton « ▼ Voir la liste des bénévoles » affiche les convié·e·s de votre activité : chaque personne répond pour elle-même (et les conjoint·e·s sur leur propre ligne) en cliquant sur son nom. Votre rôle se limite à leur rappeler de répondre.

7. Les outils courriel

Deux pages complètent cette section : Envoyer un courriel à vos membres résume ce qui a changé depuis 2019, et les Règles des communications par courriel disent ce qu'un message peut contenir.

La carte « Outils courriel » sert à écrire aux gens de votre activité. Chaque bouton choisit un groupe de destinataires :

Membres de l'activité — tous les inscrits ;
Bénévoles + Responsables ;
Cotisations impayés — ceux qui n'ont pas payé (si l'activité exige une cotisation) ;
Événements — les inscrits à un événement précis ;
★ Tous les membres AF-CVE — écrit à l'ensemble des membres de l'Alliance (une confirmation est demandée avant l'envoi).

Un bouton jaune ★ Tous les responsables de l'Alliance apparaît en plus pour les membres du CA (sur la page du CA) et pour les resp-admin (sur la page de leur groupe). Il écrit à tous les responsables et resp-admin de l'Alliance, toutes activités confondues.

Le groupe choisi, un formulaire s'ouvre :

Sujet — le système ajoute automatiquement le nom de l'activité devant. Un aperçu vous montre le sujet final : « Chorale - Répétition annulée ».
Message — vous pouvez mettre en gras, en italique, souligner, faire des listes à puces ou numérotées, insérer un lien et changer la couleur du texte, avec la barre d'outils.
Puis Envoyer depuis cvealliancefrancophone@gmail.com.

Les destinataires sont toujours en copie cachée : personne ne voit l'adresse des autres. Vous recevez une copie de votre propre envoi.

Vous voyez le nombre de destinataires, jamais leurs adresses : « Membres de l'activité — 24 destinataire(s) ». Les adresses ne s'affichent nulle part — c'est la règle du point 8, et elle vaut aussi pour vous.

Si quelqu'un a une adresse absente ou invalide, un encadré ambre le dit et nomme la personne : elle ne recevra pas le courriel tant que son adresse n'est pas corrigée dans le fichier des membres. Signalez-le à l'administrateur.

Les messages archivés

Le bouton 📢 Messages de l'activité, en haut de la page, ouvre l'archive publique des messages envoyés à toute l'Alliance : les membres peuvent ainsi relire une annonce qu'ils ont manquée. Connecté, vous pouvez y supprimer un message de votre activité.

8. Les coordonnées : la règle

Aucune coordonnée (téléphone, courriel, adresse) n'est jamais affichée publiquement sur le site. C'était le défaut majeur de l'ancien système, où l'annuaire exposait les téléphones et courriels des responsables à l'internet entier.

Concrètement :

Le répertoire public n'affiche que les noms des responsables. Un visiteur doit passer par un portail de vérification (icône ☎ ✉) pour obtenir une coordonnée, une activité à la fois.
Connecté, vous voyez les coordonnées des membres des activités que vous gérez, en cliquant sur l'icône ☎ de leur ligne.
Chaque consultation est enregistrée (qui, quand, pour qui). Ce n'est pas de la surveillance : c'est ce qui permet de répondre en cas de fuite. Consultez les coordonnées dont vous avez besoin, sans plus.
Ne recopiez pas ces listes dans un document, un courriel ou un fichier partagé. Les outils courriel existent précisément pour écrire aux gens sans manipuler leurs adresses.

9. Ce que seul l'administrateur peut faire

Certaines actions vous sont volontairement fermées — y compris comme Resp-admin. Adressez-vous à l'administrateur de l'Alliance pour :

créer une nouvelle activité ;
changer le nom ou l'identifiant URL d'une activité (les autres caractéristiques, elles, vous sont accessibles — voir section 3) ;
attribuer ou retirer le rôle Resp-admin ;
tout ce qui touche le fichier des membres de l'Alliance (adhésions, coordonnées, saisons) ;
les groupes administratifs et les Membres du CA.

Un doute ? Demandez avant. Retirer une personne, supprimer un événement ou envoyer à toute l'Alliance sont des gestes difficiles à défaire. En cas d'hésitation, écrivez à l'administrateur — c'est toujours plus rapide que de réparer.

Guide du responsable d'activité