Guide du responsable d'activité

Ce guide s'adresse aux responsables d'activité de l'Alliance Francophone. Il explique comment accéder au répertoire, vous connecter, et utiliser chaque section de la page de votre activité.

1. Accéder au Répertoire des Activités

Le Répertoire des Activités est la page publique qui liste toutes les activités, leur horaire et leurs responsables. C'est aussi votre porte d'entrée.

Sur cette page, chaque activité est une carte qui affiche son nom, un résumé d'horaire et ses responsables. Vous y trouverez aussi :

• un champ de recherche et des pastilles de jour (Tous, Lun, Mar…) pour filtrer ;
• le bouton ▾ d'une carte la déplie : sous HORAIRE et ÉVÉNEMENTS À VENIR, chaque ligne donne le jour ou la date, l'heure et le lieu. ▾ Tout déplier ouvre toutes les cartes d'un coup ;
• 📧 Recevoir le calendrier pour impression pour recevoir par courriel un lien vers le calendrier complet des activités de la saison, prêt à imprimer ou à enregistrer en PDF. Pour chaque activité, il présente sa description, son horaire, ses événements à venir et les coordonnées de ses responsables. Le lien est valable 24 heures, et le document est réservé à votre usage personnel : chaque page imprimée porte en pied la mention « Exemplaire personnel de votre nom » ;
• « 📌 Dates à retenir » : l'agenda des prochains événements, replié par défaut.

2. Se connecter

Sans connexion, vous voyez le répertoire comme n'importe quel visiteur. Pour gérer votre activité, il faut vous identifier.

1. En haut à droite de la page, cliquez sur 🔑 Connexion responsable
2. Identifiant : votre adresse courriel — celle qui est au dossier de l'Alliance. (Il n'y a pas de nom d'utilisateur à retenir.)
3. Mot de passe : celui que vous avez choisi.
4. Cliquez sur Se connecter.

Mot de passe oublié ? Cliquez sur « Mot de passe oublié ? » sous le formulaire : un mot de passe temporaire vous sera envoyé à votre adresse courriel au dossier.

Si votre adresse courriel change auprès de l'Alliance, votre identifiant de connexion suit automatiquement la nouvelle adresse.

Pour vous déconnecter : lien « Déconnexion », en haut à droite.

3. Ouvrir la page d'une activité

Vos propres activités

Une fois connecté, le lien « Mes activités » (en haut à droite) liste les activités dont vous êtes responsable. Cliquez sur une carte pour l'ouvrir.

Si vous n'êtes responsable que d'une seule activité, la connexion vous amène directement à sa page — c'est voulu.

Toutes les activités (Resp-admin)

Comme Resp-admin, vous gérez toutes les activités — mais « Mes activités » ne montre que celles où votre nom figure. Pour ouvrir n'importe quelle autre activité, passez par le Répertoire :

1. Ouvrez le Répertoire des Activités (section 1) ;
2. trouvez la carte de l'activité (la recherche aide) ;
3. cliquez sur le bouton orange Membres & Info à droite de la carte.

Vous arrivez sur la page de gestion de cette activité, avec exactement les mêmes pouvoirs que son responsable. Le bouton ← Retour au répertoire vous ramène à la liste.

À noter : le répertoire ne montre que les activités actives. Les groupes internes marqués 🔒 Groupe interne n'apparaissent qu'à leurs propres membres, en bas de liste.

Le sélecteur de saison

Si l'activité a des données de plusieurs saisons, un menu « Saison : » apparaît en haut. La saison courante est modifiable ; les saisons passées s'affichent en « Lecture seule — saison archivée » (consultation uniquement, aucun bouton de modification).

Modifier les caractéristiques de l'activité

La carte ⚙️ Caractéristiques de l'activité (repliée, en haut de la page) vous laisse ajuster la description, le lien vers la page du site, l'obligation et le montant de la cotisation, ainsi que les cases « Activité active » et « Groupe caché ». Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer.

4. Les membres de l'activité

La carte « Membres — saison » est la liste des inscrits. Les responsables apparaissent en haut, sur fond bleu. Les autres membres sont repliés : le bouton ▼ Voir tous les membres les affiche.

Ajouter un membre

1. Cliquez sur + Ajouter un membre.
2. Tapez un nom ou un numéro de membre dans « Rechercher un membre » et choisissez la personne dans la liste qui apparaît.
3. Choisissez le rôle (voir le tableau ci-dessous).
4. Cliquez sur Ajouter.

Le formulaire reste ouvert et se vide après chaque ajout : vous pouvez enchaîner plusieurs personnes sans recharger la page. La liste se met à jour toute seule.

Les rôles

Pour changer le rôle d'une personne déjà inscrite, utilisez simplement le menu déroulant de la colonne « Rôle » — le changement s'applique immédiatement.

Les cotisations

La colonne « Cotisation — Activité » n'apparaît que pour les activités qui exigent une cotisation. Cliquez sur le bouton pour basculer entre ✓ Payé et ✗ Impayé — un seul clic, rien d'autre à confirmer.

Le bouton Comptabilité, en haut de la carte, ouvre le sommaire des sommes perçues pour l'activité.

Retirer un membre

Bouton Retirer, au bout de la ligne. Une confirmation est demandée. Cela retire la personne de cette activité pour cette saison — son dossier de membre de l'Alliance n'est jamais touché.

Voir les coordonnées

L'icône ☎ affiche le téléphone et l'adresse d'un membre de votre activité. Voir la section 8 : ces consultations sont enregistrées.

5. L'horaire hebdomadaire

La carte « Horaire hebdomadaire » définit l'horaire récurrent de l'activité. C'est cet horaire qui s'affiche publiquement sur la carte de l'activité dans le répertoire : tenez-le à jour.

Faites une ligne par plage (un cours, un niveau, une formule…). Cliquez sur + Ajouter une ligne et remplissez :

• Titre — ex. « Débutants », « Groupe A » (facultatif) ;
• Jours — cochez les cases (Lun, Mar…). Ce sont ces cases qui font fonctionner le filtre par jour du répertoire : cochez-les quand c'est possible ;
• Jours (texte libre) — pour un cas qui n'entre pas dans les cases, ex. « 1^er et 3^e mardi du mois » ;
• Heure — ex. « 13 h 30 à 15 h » ;
• Période — ex. « janvier à avril » ;
• Salle et Notes — le complément utile.

Chaque ligne peut ensuite être modifiée, supprimée, ou déplacée avec les flèches ▲ ▼ pour régler l'ordre d'affichage.

6. Les événements

Un événement est une date ponctuelle rattachée à l'activité (sortie, concert, tournoi…), par opposition à l'horaire récurrent. Les événements à venir apparaissent sur la carte du répertoire et dans l'agenda « 📌 Dates à retenir ».

• + Nouvel événement — créer une date. Vous y indiquez le titre, la date, l'heure, le lieu, le site web de l'événement, la description, le coût, et surtout si l'inscription est requise :
  • Requise → les membres peuvent s'inscrire en ligne et vous suivez la liste ;
  • Non requise → l'événement est simplement annoncé, sans bouton d'inscription.
• Modifier — corriger l'événement.
• Inscriptions — la liste des inscrits (seulement pour les événements à inscription).
• Supprimer — efface l'événement et ses inscriptions, après une confirmation qui dit combien d'inscriptions (et de paiements) seront perdues. C'est définitif. Une saison passée reste en lecture seule.
• Le bouton ▼ Voir déplie la liste des inscrits directement sur la page.

Partout sur le site, un événement s'affiche comme une ligne d'horaire : « Tournoi · Samedi 14 novembre · 19h00 · Salle C ». Remplissez l'heure et le lieu : sans eux, la ligne ne dit que la date.

Le Souper des Bénévoles

Quand l'Alliance organise son Souper des Bénévoles, une carte apparaît sur la page de votre activité. Les responsables et bénévoles y sont conviés automatiquement — vous n'avez personne à inscrire.

Le bouton « ▼ Voir la liste des bénévoles » affiche les convié·e·s de votre activité : chaque personne répond pour elle-même (et les conjoint·e·s sur leur propre ligne) en cliquant sur son nom. Votre rôle se limite à leur rappeler de répondre.

7. Les outils courriel

La carte « Outils courriel » sert à écrire aux gens de votre activité. Chaque bouton choisit un groupe de destinataires :

• Membres de l'activité — tous les inscrits ;
• Bénévoles + Responsables ;
• Cotisations impayés — ceux qui n'ont pas payé (si l'activité exige une cotisation) ;
• Événements — les inscrits à un événement précis. Si l'événement est ouvert à tous les membres, vous choisissez d'écrire aux inscrits seulement ou à tous les membres de l'Alliance ;
• ★ Tous les membres AF-CVE — écrit à l'ensemble des membres de l'Alliance (une confirmation est demandée avant l'envoi).

Un bouton jaune ★ Tous les responsables de l'Alliance apparaît en plus pour les membres du CA (sur la page du CA) et pour les resp-admin (sur la page de leur groupe). Il écrit à tous les responsables et resp-admin de l'Alliance, toutes activités confondues.

Si votre activité a un collaborateur, un dernier bouton ✉ Votre collaborateur : son nom lui écrit, à lui seul. Ce message est privé : il n'est conservé ni dans l'historique « Courriels envoyés » ni dans les messages de l'activité, et sa réponse vous arrive directement.

Le groupe choisi, un formulaire s'ouvre :

• Sujet — le système ajoute automatiquement le nom de l'activité devant. Un aperçu vous montre le sujet final : « Chorale - Répétition annulée ».
• Message — vous pouvez mettre en gras, en italique, souligner, faire des listes à puces ou numérotées, insérer un lien et changer la couleur du texte, avec la barre d'outils.
• Puis Envoyer depuis cvealliancefrancophone@gmail.com.

Les destinataires sont toujours en copie cachée : personne ne voit l'adresse des autres. Vous ne recevez votre propre exemplaire que si vous faites partie des destinataires — mais chaque envoi reste consultable dans l'historique « Courriels envoyés » (sauf un message à votre collaborateur, qui reste privé).

Vous voyez le nombre de destinataires, jamais leurs adresses : « Membres de l'activité — 24 destinataire(s) ». Les adresses ne s'affichent nulle part — c'est la règle du point 8, et elle vaut aussi pour vous.

Ce que reçoivent les membres

Pour un envoi à tous les membres et pour tout envoi du bouton Événements, le site met votre message en forme, toujours dans le même ordre :

1. En tête, deux liens : « Nom de l'activité — site de l'activité → Cliquez ici » et « Ce message et tous les messages précédents de l'activité → Cliquez ici » ;
2. votre message, tel que vous l'avez écrit ;
3. pour un événement, « Site web de l'événement : … », s'il a été rempli (section 6) ;
4. la signature : le nom des responsables de l'activité.

Un envoi à toute l'Alliance se termine en plus par la mention qu'il ne faut pas répondre à la liste de diffusion. Selon le réglage choisi par l'Alliance, un envoi à tous les membres peut aussi remplacer le texte du message par un court avis qui renvoie au lien « Ce message et tous les messages précédents ».

Les autres boutons (membres de l'activité, bénévoles, impayés…) envoient votre message tel quel, et les destinataires peuvent y répondre : la réponse vous parvient.

Après l'envoi : l'historique « 📨 Courriels envoyés »

Une fois le message parti, une confirmation reste affichée sous le formulaire, avec l'heure de l'envoi et un lien « Voir dans l'historique ».

La carte « 📨 Courriels envoyés », sous les outils courriel, garde la trace de tout ce qui est parti de votre activité, quel que soit le bouton utilisé — à une exception près : un message à votre collaborateur est privé et n'y figure pas. Elle n'est visible que des responsables de l'activité et des administrateurs — jamais des membres.

• Chaque ligne donne la date et l'heure, l'objet, la liste choisie, le nombre de destinataires et l'expéditeur. Cliquez dessus pour relire le message et voir les noms de ceux qui l'ont reçu.
• Les personnes écartées parce que leur adresse est absente ou mal formée y sont nommées sous « Non envoyés ».
• Le badge Publié signale un message qui figure aussi dans les messages publics de l'activité.
• Les 10 envois les plus récents s'affichent ; « Voir plus » montre les précédents. L'historique suit le sélecteur de saison.
• On ne peut pas en retirer un envoi : c'est un journal.

Les messages archivés

Le bouton 📢 Messages de l'activité, en haut de la page, ouvre l'archive publique des messages de l'activité : ceux envoyés à toute l'Alliance, et ceux du bouton Événements, y compris aux inscrits seulement. Les membres peuvent ainsi relire une annonce qu'ils ont manquée. Connecté, vous pouvez y retirer un message de votre activité (bouton « Retirer ») : les membres ne le voient plus, mais il n'est pas effacé — un administrateur peut le rétablir — et il reste dans votre historique « Courriels envoyés ».

8. Les coordonnées : la règle

Concrètement :

• Le répertoire public n'affiche que les noms des responsables. Un visiteur doit passer par un portail de vérification (icône ☎ ✉) pour obtenir une coordonnée, une activité à la fois.
• Connecté, vous voyez les coordonnées des membres des activités que vous gérez, en cliquant sur l'icône ☎ de leur ligne — et celles du collaborateur de l'activité, en cliquant sur son badge.
• Chaque consultation est enregistrée (qui, quand, pour qui). Ce n'est pas de la surveillance : c'est ce qui permet de répondre en cas de fuite. Consultez les coordonnées dont vous avez besoin, sans plus.
• Ne recopiez pas ces listes dans un document, un courriel ou un fichier partagé. Les outils courriel existent précisément pour écrire aux gens sans manipuler leurs adresses.

9. Ce que seul l'administrateur peut faire

Certaines actions vous sont volontairement fermées — y compris comme Resp-admin. Adressez-vous à l'administrateur de l'Alliance pour :

• créer une nouvelle activité ;
• changer le nom ou l'identifiant URL d'une activité (les autres caractéristiques, elles, vous sont accessibles — voir section 3) ;
• attribuer ou retirer le rôle Resp-admin ;
• tout ce qui touche le fichier des membres de l'Alliance (adhésions, coordonnées, saisons) ;
• les groupes administratifs et les Membres du CA.

10. Besoin d'aide ? Votre collaborateur

Chaque activité peut compter sur un collaborateur (ou une collaboratrice) : une personne du groupe Informatique de l'Alliance qui vous aide quand quelque chose coince — une connexion qui ne marche pas, une inscription à corriger, un courriel qui ne part pas.

Pas de badge ? Votre activité n'a pas encore de collaborateur : écrivez à l'un de ceux de la page « 🤝 Collaborateurs », accessible depuis le Répertoire des Activités.

Pour les resp-admin : deux pages du Tableau de bord

• Collaborateurs — les collaborateurs sont les resp-admin du groupe Informatique. Vous y attribuez à chacun les activités dont il s'occupe ; une activité a au plus un collaborateur. Pour ajouter ou retirer un collaborateur, changez son rôle dans le groupe Informatique.
• Suivi des activités — pour chaque activité de la saison : la dernière connexion de chaque responsable (en rouge s'il ne s'est jamais connecté, en ambre après 30 jours), le nombre d'inscrits, l'horaire, les événements et leurs inscrits, et les messages envoyés à toute l'Alliance. Une fois une activité vérifiée, basculez-la « À jour » : elle passe dans la première section, avec votre nom et la date, jusqu'à la saison suivante. Le bouton ★ Mes activités n'affiche que celles qui vous sont attribuées.