Règles des communications par courriel — Alliance Francophone CVE

Ces règles encadrent les courriels échangés entre les membres de l'Alliance francophone CVE. Elles s'adressent d'abord aux responsables d'activité, qui écrivent maintenant eux-mêmes à leurs membres, et à tout membre qui reçoit ces messages.

Les communications sont réservées aux résidents de Century Village East membres de l'Alliance francophone CVE inc., et portent sur les activités de l'Alliance.

Cette version remplace celle du 22 janvier 2019. L'ancienne version décrivait un système où chaque message passait par un modérateur. Ce n'est plus le cas : le site envoie désormais les courriels lui-même, et plusieurs des anciennes règles sont devenues automatiques.

Vous êtes responsable d'une activité ? Cette page dit ce qu'un courriel peut contenir. Pour le comment — ce qui a changé depuis 2019, se rendre à sa page d'activité, choisir ses destinataires et envoyer — voir Envoyer un courriel à vos membres.

Sommaire

Qui peut écrire, et à qui
Bien écrire, bien doser
Ce qui n'a pas sa place dans un courriel
Vie privée
Répondre à un message reçu
En cas de manquement

1. Qui peut écrire, et à qui

Un responsable d'activité

Un responsable écrit lui-même, sans autorisation préalable, aux gens de son activité : ses membres inscrits, son équipe de bénévoles et de responsables, ceux dont la cotisation reste impayée, ou les inscrits à un événement précis. Le site compose la liste des destinataires ; un responsable ne manipule jamais d'adresses.

Il peut aussi écrire à tous les membres de l'Alliance. C'est un envoi d'une autre nature : plus d'un millier de personnes, et le message est publié dans les archives du site, signé.

Le conseil d'administration

Les membres du CA peuvent en plus écrire à tous les responsables de l'Alliance, toutes activités confondues. Cela sert aux communications internes de gestion, pas aux annonces d'activité.

Un membre

Un membre ne diffuse pas de courriel par le site. Pour faire annoncer quelque chose, adressez-vous au responsable de l'activité concernée.

Où sont ces boutons, et comment s'en servir ? Sur la page de votre activité, une fois connecté. La marche à suivre est décrite dans Envoyer un courriel à vos membres.

2. Bien écrire, bien doser

Un objet qui dit de quoi il s'agit. Le lecteur décide à partir de là s'il ouvre maintenant ou plus tard.
Des phrases complètes. Relisez-vous : personne ne le fera pour vous.
Regroupez. Trois nouvelles dans un message valent mieux que trois messages. Trop de courriels, et on cesse de les lire — c'est le même résultat que pas assez.
Demandez-vous si c'est le bon moment. Si ce n'est pas urgent, cela peut souvent attendre le prochain envoi.
Pas de rappels inutiles. Pour une activité qui a lieu chaque semaine au même jour, à la même heure et au même endroit, n'envoyez un rappel qu'en cas de changement.
Écrivez à la bonne liste. Une information qui ne concerne que votre activité n'a pas à partir à toute l'Alliance.
Ne criez pas. Un texte en majuscules équivaut à crier. Utilisez le gras ou l'italique de l'éditeur pour mettre en valeur.

Chaque message envoyé à toute l'Alliance est archivé sur le site : les membres peuvent relire une annonce manquée. Cela rend inutile l'ancienne habitude de renvoyer un message « pour ceux qui l'auraient manqué ».

3. Ce qui n'a pas sa place dans un courriel

Refusé, sans exception

les propos injurieux, impolis ou blessants ;
les opinions sur la religion, la politique ou l'ethnicité, et tout sujet propre à provoquer une confrontation ;
la publicité commerciale, les offres de service et les liens vers des sites extérieurs sans rapport avec l'Alliance.

Ventes, achats et locations — condo, meubles, voiture, objets de toute sorte — ne passent pas par les courriels de l'Alliance. Ils vont dans l'Espace Annonces, prévu exactement pour cela.

Remerciements, objets perdus et avis de décès ne sont pas diffusés par courriel non plus ; ils ont leurs pages dédiées sur le site de l'Alliance.

4. Vie privée

Les coordonnées des membres — courriel, téléphone, adresse — ne circulent jamais en clair. Deux conséquences pratiques :

Les envois du site sont faits en copie cachée : un destinataire ne voit jamais l'adresse des autres.
Ne recopiez pas dans un message le courriel, le téléphone ou l'adresse d'un membre. Pour joindre quelqu'un, passez par le Répertoire des membres du site, qui vérifie l'identité du demandeur avant de révéler quoi que ce soit.

5. Répondre à un message reçu

Un message reçu de la liste de diffusion ne se répond pas : la liste ne reçoit pas les réponses, et votre message se perdrait. Pour joindre le responsable qui signe l'envoi, passez par sa page d'activité sur le site.

Les courriels envoyés directement par un responsable — à son activité, à son équipe, aux inscrits d'un événement — se répondent normalement. Répondez alors à l'expéditeur seul, jamais à tous.

6. En cas de manquement

Il n'y a plus de filtre avant l'envoi : le contrôle se fait maintenant après coup, et tout message diffusé reste consultable dans les archives du site, signé.

Le conseil d'administration peut retirer un message des archives et, si la situation le justifie, retirer à un responsable l'accès aux outils courriel. Pour signaler un message, écrivez au conseil d'administration.